财务内部审计报告

一、导言

日期：__年10月26日

接受者：公司总经理

引言：

经公司__年度内部审计的计划安排，我们对公司计划物控部业务管理程序政策、采购计划及其价格核定与控制、有关合同、仓储管理系统等事项进行就地审计，涉及的期间是从__年1月1日至__年月9月30日。

审计范围和目标：

本次审计的期间范围涉及计划物控部从__年1月1日至__年月9月30日止计划物控部有关采购计划的制定、实施的及时性、有效性、合理性、合规性，存货成本管理的效益性，内部控制的健全有效等情况进行审计。审计的依据是计划物控部提供的资料。审计过程中我们结合其实际情况，实施了我们认为合适的、必要的审计程序。

简要的审计结论和审计发现的性质：(主要的审计发现和内部控制的薄弱环节及建议)在对计划物控部审计过程中，我们认为最重要审计发现如下计划物控部存在问题：

1、采购行为依据不具体、不规范，基础信息有待完善;

2、采购计划制作被动，指导性不强，缺乏与实际的对比考核，采购工作效率不高;

3、成本管理工作手段单一，市场信息搜集工作少，供应商管理需进一步规范化;

4、仓储条件较差，未按价值大小分别管理，存货管理有少量缺陷需改进。综上几点反映了内部控制制度存在的缺陷。对回复的期盼：

该报告的其他部分提供了有关部门审计发现和建议的详细资料，我们希望在收到报告之后的15天内作出书面回复。

公司审计部

审计组长：

审计小组成员：

(以上部分是便于总经理简要阅读)

二、审计过程说明审计资料：

搜集方法采用直接观察法、采访法，资料搜集形式有抽样调查、重点调查、典型调查及组合调查。

三、审计发现的细节说明

(一)、采购行为依据不具体、不规范，基础信息有待完善;

主要问题1：

目前采购行为来源依据主要是营销中心、客户服务部提交的产品需求计划，做为指导采购行为的依据针对性不强，有些特殊要求表达不够明确。

建议：

需求计划归口由生产部门(或工艺部门)提供。生产部门是产品的制造者，生产计划制定者，有能力和责任根据要求判定能否生产、按期交货;

主要问题2：

需求计划多样化，格式、内容、要求、通知编号等不统一有待完善，bom清单不准确。依据不清会导致模糊采购，责任划分不明确，易产生事后扯皮影响工作效率。

(1)重新统一设计表格明确计划表内容，按信息传递部门先后顺序设计。如营销部门提出产品需求计划并经审批后，产品无变化有bom清单的，可直送生产部门审核签署“请按bom单采购”意见后转计划物控部;有变化有bom清单的，还应先送研发部门审核，就变化部份附送明细清单，如涉及bom清单变化的应加注变化并附减除物料明细，由研发部门专门人员传送生产部门，生产部门签署意见后转计划物控部执行，制定时限要求;

(2)规范计划编号，便于查核;

(3)bom清单要相对稳定，如有更改应及时通知营销部门、工艺、生产部门和计划物控部等相关部门协调一致;

主要问题3：

时间缺乏弹性，不易调整采购策略。

建议：由于公司产品的特点对采购人员的业务素质要求也相对较高，日常要做好重要供应商的沟通，不因为时间要求紧而向质量让步。另外是否建立科学的产品生产周期，精确计算出从采购到产品下线入库各环节所需的时间，正确指导各环节的工作行为。让营销人员签订合同明确交货日期时能做到心中有数，不致引起纠纷。

主要问题4：

需求计划审批不够规范，口头请示后未补签字;

完善审批程序。规定审批执行人权限，跟踪完结审批手续;

主要问题5：

有部分非生产物品采购，如购置礼品、万年历等;

非生产物品采购是否可直接由执行部门经办，减少采购员工作量;

审计结论：亟待完善。作为实施采购行为的基本环节，不明确的行为依据将直接导致以后各环节的混乱，易造成责任划分不清，不能有效完成采购任务，影响采购效率、效果，是目前亟待完善的一项基础工作。本环节涉及营销、生产、工艺、研发等部门，应设计一份流程清晰，责任、标的物明确的计划程序表。

(二)、采购计划制作被动，指导性不强，缺乏与实际的对比考核，采购工作效率不高;

欠料单6月份之前不够规范，6月份后欠料单有所改进但归集工作未完善。

作为计划制作的重要依据应按序整理归档，形成历史资料，提炼客观合理的数据，合理计划安全采购量。

采购计划制定与需求申请日时距较大，压缩了采购实施至物料到货日时间，不利于物料信息的搜集及制定采购策略，进而压缩生产制造周期，延迟交货期，会导致质量上向供应商让步，加大成本。计划成为形式。

减少审批程序提早采购反应的第一时间，提高时效。制定科学的采购周期，综合评定出一个合理的产品生产周期，使需求部门在制定需求计划时能心中有数。

由于公司产品的特殊性，计划多为事后计划而非常规计划，计划制定时也是物料采购行为实施时，实施也可能提前。未体现计划与实际的差异。计划书未明确所含需求计划的计划号，未标示计划价。计划未做分类，不能区分是生产用料计划、研发用料计划、维修用料计划。在抽查下料单未见ccd镜头、视频彩打等物料，但计划有做，经了解部份物料是由研发自行报购，故无下采购单。计划变得无实质意义。

计划制定应完善所含内容，建立与实际差异项目，原因说明，计划价等，加强计划的准确度和指导作用。计划制定要分类别，避免领用时产生冲突。计划编制要有实质性。

下料单的性质似合同，但又不俱备合同要素要求。单据未按时序整理归档，部份单据未标示价格(出于供应商业务员的要求)不便于财务成本核算。

下料单对外涉及供应商，要求能达到防止纠纷风险。对内涉及仓管、财务部门，要求能满足使用人使用。按时序归档按计划类别分月装订成册。

审计结论：

计划的适时性不够，应及早计划。计划的准确度和指导作用有待加强，应及时对比计划与实际的差异，说明原因，标示计划价格。分类不够明确。下料单尚待完善，便于使用。

(三)、成本管理工作手段单一，市场信息搜集工作少，供应商管理需进一步规范化;

采购员市场信息搜集不够，日常工作大多为下单后的，市场价格信息调查工作比重少。价格信息获取手段单一，多为供应商传真报价基础上讨价还价。

应加强基础信息工作，做到货比三家，寻找价优、质高、诚信的供应商。

供应商等级评定工作管理薄落，缺少第三方的参与。

建立并完善供应商管理工作，增加定价透明度。

部份物料对供应商的依赖性太强，自我研发设计不稳定，品管与供应商的质量标准不够协调，将直接影响成本高低、质量好坏及采购工作效率水平。

设计稳定成熟的产品，明确质量要求并在采购时同步送达供应商，降低不良品率。

目前主要物料来源多为长期供应商，价格水平逐年也有一定的下浮，但仍为制约计划采购的瓶颈，物料成本、质量直接关系到公司效益，因此应加大此方面的工作投入而非下单后的补救。

(四)、仓储条件较差，未按价值大小分别管理，存货管理有少量缺陷需改进。

1、仓库管理

仓库条件较差，影响物料保管。

对仓库的存储做适当修缮

物料未区别管理，即价值高的物料与价值低的物料混合存放，未作重点管理。

区别价值高低，分类重点管理。

据调查存货积压量大。

根据可利用程度适当处理。

季度盘点无会计人员监盘，仓管员只负责盘点自管项目。

建立监盘制度，交叉盘点，对盘点结果要签字确认。

总体管理较为完善，基础工作和业务处理情况良好，应建立监盘制度。

2、原材料仓入库管理

存1抽样发现执行后无品管确认合格数。

增加对二次入库物料的品管检验。

1、大件、大批量且产品稳定的采购基本上都能及时到位，入库率较高。但小件、小批量产品不成熟的在执行过程中问题较多，采购成本相对较高，部门间协调困难。

2、物料接收至入库过程中涉及采购员、品管员、仓管员合作与分工的安排，相互影响，单据较多必定影响工作效率。建议设计出能相互通用的信息表。

3、原材料仓出库管理

基于目前的采购计划而购入的物料领用主要以生产为主，领用完全按bom单发放，其他部门领用可能有时会产生冲突。另外小件、价值低的物料领用程序不变，报批成本可能会大于物料成本。

物料领用适当考虑一定的弹性，不能固化。

物料、工具用具存在白条借用，登记借用的情况，手续不规范，有的物料借用时间较长未补办理出库领用手续。建议：根据领用情况，按时间长短设定是否应补办出库手续，加强管理，利于正确核算成本，及时挂账。

出仓管理存在一定的问题，应采取针对性的措施加以改进。

4、成品仓管理

入库经检验合格后，录入电脑、手工账前需填制“成品缴库单、入库单”，2份单据实质内容相同，只是使用部门有增减，增加了仓管员工作量。

在不影响使用前提下2份单据应合而为一“入库单”，增加联数，一单多用提高效率。

审批单与出库单实质内容相同，只是审批单体现授权，出库单体现实际出库。

设计出库单时增加审批人签字，再增加一栏实出数。

抽样发现t(产品入库时间)>;;t(需求计划要求交货时间)，相对滞后，可能会导致供货不及时。

建议：需综合分析原因。是产品制作周期未能压缩，还是需求交货期不合理的问题。

1、入库、出库管理规范，经抽查账实相符，账账相符，单据填制影响工作效率，应尽量简化，提高效率。

2、产品基本能满足供货，部份批次的生产压缩了正常的供应商生产、采购、生产、品管、研发等其他时间。有时缺乏质量、成本因素的考虑。

3、要给营销需求部门传递正常的产品供应周期时间，合理计划需求，不至于两头忙的境地。

四、内部审计人员的评论

计划物控部做为公司生产运作管理的关键部门，基础信息工作的扎实程度直接会影响整个公司的运作效率和效果，有些是来自部门外的，有些是内部管理不到位，要解决这些问题光靠本身是不够的，涉及相关部门的信息管理，办法是看以何部门为头分步改善。审计认为应从信息管理的源头开始，只要涉及相关部门的则可设计出相关部门能共同使用的信息载体，载体的内容应明确各自的职责与分工。按业务程序设计，明确各环节责任人、技术标准等事项。减少重复性的工作，提高效率。此外内控制管理上还有待完善，灵活性不够。总之，经审计后发现该部门基本上能完成采购任务，有效果但效率不高，特别是次数多、量小的采购。计划工作不够，可操作性不强。存货管理工作基础工作扎实，物料管理到位。

五、计划物控部的反应

该部对本次审计工作比较重视，能提供审计所需的资料使审计工作得以顺利进行，基于审计所发现的问题无太大异议。但落实工作并非一个部门所能解决的，因此，下一步的工作是重在落实，边工作边改进。