适用场景:企业采购流程优化、生产管理问题诊断
本文要点:订单采购流程混乱、外协加工成本分析、数控设备引进决策
行文逻辑:分析企业结构→调研采购流程→探讨外协模式→评估设备升级
佳长盛铸机械工装设备厂是一家专业生产铸机械设备并配套生产各类铸造模具的企业,主要产品有多系列的混砂机、外模机、射芯机、模具制造与机械产品相配套等产品。该企业座落在佛山顺德区陈村镇谭村工业区,该路段大部分是机械厂,体现了一种“聚焦效应”,竞争氛围浓厚。
5月份里,我跟另外两名同学到该企业参观实习,经营了二十多年的民营企业,一个家庭式企业,在如今业务蒸蒸日上,其闪光点值得我们深究。以下是我实习后所的该厂概况和对某些问题的理解。
1、老板是学机械的学徒出身的,他是工厂的“领头羊”,在工厂里他是一个“管理和技术结合在一起”的人,能与工程师共同探讨技术问题,相信这样一个老板在企业运作中起到至关重要的作用。
2、如图1所示,企业结构一共分有5层,是属于扁平化结构,这有利于组织管理,降低管理费用,信息传达、反馈更快捷。
3、该企业为小型民营企业,其追求结构合理,节约库存,但正因为如此,库存量极小,通常都是每次接订单,再根据订单的需要去采购材料。从流程图中可看出,材料准备在整个工序的前端,采购材料的速度大大影响了产品产出的速度,根据财务部负责人介绍,由于机器所需零件品种多,而且价位每天均不相同,每次均需要打电话查询价位,讲价订货,购买,而且厂内没有运货汽车配置,每次均要雇人运输,整个过程十分劳心劳力。有时一次接几张不同产品的订单,只采购这一环节就显得运作十分混乱,老板说:“除生产技术的问题外,整个流程的‘瓶颈’就在采购了。”当我建议与一固定供货商建立长期互利关系的供、订货关系时,老板则表示,由于品种多,不一定每次该供货商均有货,且一日三个价位,与其订立订货协议,显得不可行,亦不可靠。
4、若订单太多,而预期不能完成,厂长通常会采取与顾客协商加班外协。在谈及外协时,厂长并不会抗拒,在这里,我明白到:在书本里,通常成本中为正常生产>加班生产>外协,但老板介绍,在外协这一方面,不能单从产品的个别成本考虑问题,寻求外协,发外加工,不一定导致成本增加。相反,其简化了企业管理,增加产品的专业化。从总体来看,外协所引起的成本有时比加班成本还要低,这方面是我此次实习的最大收获。书本中的模式、理论不是绝对的,在特定实践环境中,其会发生变化,这就要我们多角度地去思考问题,不要死咬一个观点不放,否则就会变成墨守成规的人,必遭变化快,竞争激烈的社会抛弃!
5、在宣传方面,该企业主要运用行内辐射——口碑;参加展会,发传单等方式进行。在这看来,该企业的宣传力度还是不够。据老板介绍,其实早在几年前,其曾花费数千元建过一个网站,后来却不了了之;曾在外设销售点,打算打出名堂,但由于销售点选址不当,鲜有人问津,后亦无疾而终。我觉得后者的失败,均有不可取之处。网站要坚持,现在是信息时代,没有什么手段比网络更快,影响范围更广;销售点选址要慎重,在不适当地段经营,效果是事倍功半的。
6、工厂大部分是接订单,据客户的图纸要求来生产产品的。而老板并没有停留在机械性为客户生产的层面上,其雇用了高级工程师,在生产中积累经验,综合各客户的设计图纸,研发了属于自己企业的产品,并申请了专利。一灵则活,一活则通,研发费用相对减少而得到专利产品。我认为这是作为企业家的闪光点。
7、过去厂内一般是利用铸造机械设备、射芯机、壳芯机、造型机等传统机械工具生产,但时代日新月异,企业亦跟上时代脚步,于20xx年引入电脑CNC数控机器,聘用富有经验的高级工程师作顾问。此数控设备成本价值点总设备价值比例较大,约有60%以上。在厂房里,我们亦看到了数控机的运作,数控机显示器上均是密密麻麻的数据,旁边有工程师负责监控,整个生产过程显得严谨、认真。
8、在方面,员工一般是边上岗边培训的,在这而言,培训费用较低;过去员工大部分住在员工宿舍,但后为了方便管理,老板将员工宿舍拆迁,让员工各自找出租屋租住。在这一层面上看,管理费用亦有所降低。由于布局不合理,老板办公室不能监视全部作业现场的`员工状况。虽老板在作业现象设有监视器,但极少用,形同虚设。由于工厂规模较小,员工只有30多人,厂长并不十分对员工“看紧”。在此,我觉得并不需要在房间里用监视器监视,只需要将老板办公室的门口或窗口面向生产车间,这样就一目了然了。这样老板看在眼里,员工亦不会对监视器产生厌倦情绪。
在这次生产实习中,我深深体会到曾教授的一句话:“做管理,首先是品德修养,学会做人,其次是实践经验,然后再到专业知识。”当时我一直有一个疑问,为什么不是后学习专业知识,然后再累积实践经验呢?没有专业知识的指导,在实践中岂不是要走很多弯路吗?但现在我接受了曾教授的这一席话,在书本中,有很多“想当然”的事情,它有时封闭了我们的思路,使思维不能扩散。但在实践中,有很多东西是不能预料的,需要我们及时处理,就在这过程中,我们学会了如何反应,积累了经验,再返到书本时,对书本的知识则能有另一番新的理解,拓开了思路。曾教授常强调:“理解要学会举例。”而例子正是从生活中,从实践中得到的,没有实践,不会举例,又何为理解?
适用场景:企业财务审计整改、亏损企业诊断分析
本文要点:成本控制制度缺失、财务核算不规范、资金周转效率低下
行文逻辑:调查财务状况→分析财务数据→揭示管理问题→提出改进建议
我对机械制造有限公司(以下简称公司)的财务情况进行调查。在调查过程中,得到了“公司”的支持和协助。我本着客观,求实的原则,采取了详查会计资料等一系列必要的方法。现将调查情况报告如下:
一、企业财务状况
“公司”于1999年11月成立,从事摩、汽配生产,现有注册资本118万元。至10月止该公司累计亏损440万元,潜亏60万元,实际亏损500万元。经营期间,累计实现销售收入844万元,销售成本786万元,管理费用239.9万元,财务费用223.7万元,销售费用10万元,产品销售税金及附加2万元,盈余公积虚挂23万元。10月末资产总额1437万元,负债1819万元,所有者权益-382万元,资产负债率126%,目前处于资不抵债的状况。
由于公司领导层对财务管理意识不强,从企业建立之初就没有着手建立一套规范的财务运作机制,以至于在以后的发展和扩张中,使财务管理不可控制,几年来企业连年亏损,步入了资不抵债的境地。这与其说是经营上的失败,不如说是财务上的失败。
主要有:成本管理失控,成本控制管理是企业增加盈利的根本途径,是企业求得生存的主要保障,公司从建立之初,没有建立一整套的成本控制制度,没有目标成本预测,也没有成本目标考核制度,造成经营当中成本管理失控,其一、原材料摊消不合理,主要原材料未用完不办理退库手续,使其材料在车间积压或混用,使成本不符。其二、自制模具所产生的材料消耗,费用,在各车间或工序领用时,不填用途或领用部门造成财务估计摊派,使其单位成本不实。其三、有的低值易耗品,辅助材料等未按财务制度建立有关明细帐或备查辅助帐,在计算时,一次性进入制造费用中,例:1月份低值易耗品,2月份54号凭证中的电焊机,2月份58号凭证中电线等,未按逐月摊消,使当期成本过高。其四、财务人员更换频繁,在核算过程中不按连续性造成成本脱勾。其五、外协加工费用摊派不合理,某产品需镀铬和烤漆后销售,单位价格8元,不需加工单位价格3元,直接进入产成品分配,造成部分产品成本加大,单位价格不实,给销售部门带来误导。其六、成品库设置车间内不符合管理制度,易造成混乱,材料库由库管员自填领料单,上报资料是自编表而不是原始单据,从而出现了成品库帐,材料库帐与财务科帐不相符。由于这各方面原因使产品各品种的实际生产成本不准确,无法对生产产品的品种结构进行合理的调整。
事实上,“公司”经营期间累计销售成本786万元,加上潜亏的60万元,就已超过累计的销售收入844万元,不计算期间费用就已出现亏损,可见成本之高。这样的结果,在销售价格不能提高或者经营规模不能成倍增长或者产品结构不调整的情况下,就会出现生产销售得越多亏得越多。事实也是如此:00、01、02、的销售收入分别是:11万元、71.5万元、323.7万元、438万元,亏损分别是:15.6万元、104.4万元、155.2万元、141.5万元,累计销售收入844万元。累计亏损440万元(不含潜亏数,含盈余公积-23万元)。
二、财务状况分析
“公司”从1999年11月成立,至10月止,经营期间,累计实现销售收入844万元,销售成本786万元,销售成本占销售收入93%。累计发展管理费用239.9万元,财务费用223.7万元,合计464万元,占累计亏损500万元的95%,亏损500万元,挤占流动资金周转,费用的节约是效益增加的直接途径。预付帐款250万元长期不收回参与流动,又未见资金占用费收入,必须变相增加财务费用。固定资产净值698万元,占资产1457万元的49%,流动资金沉淀比重偏重。负债总额1819万元中,借款1532万元占84.22%,其中部分资金成本高达24%。
举债(借款)经营本是企业发展和扩张的一条捷径,但企业采取举债经营形式的前提是资金周转速度较好,利润率较高,这样才能为还债奠定基础。“公司”的实际情况是,10月末的负债总额为1819万元,其中:农行借款就占1532万元,是负债总额的84.22%,而在资金运用上,固定资产净值698万元,亏损500万元,两项计1198万元,这部分退出流动的资金占负债总额的65.86%,资金周转缓慢势成必然。不到35%的资金流动难于承担84%的资金成本,高比例的举债失去了相应的利润率作保证,那么这个高举债很快就成为导致企业经营失败的主要因素之一。
三、财务管理中存在的问题
1、凭证附件不齐、原始单据不规范、报审制度不严格,例:
a、所付款项,无任何支、收单位或个人签字凭据。1月17号凭、退股金110,000,00元,2月42号、46号凭、付运费29,288,85元,付代收款30,000,00元,3月17号凭、付材料款50,000,00元,基建款50,000,00元。
b、有此物资采购只有经办人3月7号凭购杂货一批,无物资回厂入库单或物资验收人签字,这是企业管理漏洞。元月1号凭、购yy摩托车配件制造公司90型汽缸头1526个,实际入库500个,还差526个未办入库,但91,560,00元货款已全付,财务帐上未挂任何往来。
c、3月16号凭,直接预付缸头款20,000,00元,无任何签字和收款单位凭据。3月20号、40号凭、无任何领导签字和收款人凭据,直接在凭证上支付现金10,000,00元、20,000,00元。
2、不严格按现行权责发生制核算,说明财会基础工作有待加强,财务管理水平有待提高。
3、应收款421万元,其中:预付帐收304万元,内有250万资金划出长达19个月,又无利息收入反帐。
4、银行存款帐户未按开户行、帐号分明细,未定期编制银行存款调节表,存在管理漏洞。
5、没有建立完善的成本核算制度。每个产品品种没有实行目标成本制度,成本责任制。没有建立成本考核奖惩制度成品库帐,原材料库帐与财务科帐不一致,成本计算缺乏准确性。成本计算单元主要材料耗用量,无法对成本升降原因进行定量分析。例:10月末,生产成本出现负成本125,576.89元,已完工未结转的模具修理成本35,851.69元未转入产品成本。反映出成本结转不规范。
6、虚做销售20万元(假发出商品),利息支出20万元,不及时记入财务费用而挂往来帐,汽车销售20万元,得而复失。合计60万元,实际是经营期间的潜亏。预付帐款(加工费)逐月支付,现累计13,500,00元,财务无任何加工费协议或合同书,长期挂帐,这样继续下去,给企业带来的也是一个潜亏危险信号。
7、4月11日凭证,汇票汇出存款250万元,付给武汉南华高速船舶工程公司,无请款单、无经办人、无领导签字,记“预付帐款”帐,时间长达19个月,至今未收回,也未见利息收入。发出商品,12月25号、76号、89号凭中发内蒙摩托车237辆,成本价格为792,870,78元,10月底结存594,267,67元/173辆,已冲销售198,603,11元,资金调计严重不合规。
8、5月68号凭证,产品销售收入11万元。
9、借款利息未预提分摊,影响当期成本费用均衡计算。
10、材料领料单填制不规范,有的无申领人、无用途。甚至出现库管员代填发料单。
11、记帐凭证的原始单据不正规,有的收入用缴款单或其他单据为据。
12、未建立半成品加工核算帐务。
13、借款单、收据、报销单的报批制度未严格执行,各项规章制度传阅,保管不健全。
四、改进建议
的摩托车和汽车生产是本市的支柱产业,对公司这样的摩、汽配生产企业,是一个机遇。公司经过加强财务管理、降低制造成本、降低资金成本,企业走出困境是有希望的`。现针对“公司”具体存在的问题,提出改进建议附后。
1、盘活存量:及时清理收回应收款项;清理固定资产,对不用的固定资产变现。
2、加强银行存款管理;按要求分设明细帐;按月编制银行存款调节表,由会计勾兑,出纳清理未达帐。
3、编制资金计划(季或年)表,便于灵活掌握和调度资金,提高资金利用效率。
4、调整借款结构,降低筹资成本。
5、建立“模拟市场核算,实行成本否决”的经营机制和管理制度。即:以市场为导向,成本为基础,盈利为目的。
6、测算每个产品的目标成本,对每个品种的制造成本准确计算,对亏损严重的品种暂停生产。
7、在掌握每个产品的制造成本上,调整产品生产结构,对适销对路,盈利较好的品种要注意扩大生产。
8、建立建全各项成本管理制度,从材料购、消、存,到产成品入库、销售等整个生产销售环节制订相应的控制,稽核制度,严格执行。
9、建立成本目标考核制度。将目标成本层层分解到各部门、个人后,要及时对实际成本进行考核,并给予一定奖励,鼓励人人参与成本管理。
10、以财务科为主,不定期对成本核算过程进行核对,分析差异原因,提出解决办法。
11、建立“一枝笔”审批制度,严把开支关。
12、建立内部财务管理制度,做到收支有合理依据,帐帐相符、帐证相符、帐实相符。
13、严格执行工业企业会计制度,会计核算要连续、系统、真实。
14、设立总会计师,加强对财务的稽核,及时堵漏洞。总领财务管理工作,做到职权结合,加强和提高管理水平。
15、聘请常年企业顾问,不定期对财务核算管理工作做出客观公正的评价。对年度会计报表进行审签,提高报表使用的可信度。
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