对外贸易经济合作部关于发布《外经贸企业合同管理指导意见》的通知
（〔1999〕外经贸法第642号）
各省、自治区、直辖市及计划单列市外经贸委（厅、局），本部五家外经贸企业：
为了规范我国外经贸企业合同的管理，建立健全企业行为的监督和制约机制，在广泛征求外经贸主管部门和外经贸企业意见的基础上，我部制定了《外经贸企业合同管理指导意见》，现予以发布。各有关单位应认真学习、实施。外经贸企业应根据实际情况制定相应的合同管理办法，各级外经贸主管部门应对所辖区域内外经贸企业执行本指导意见及合同管理的情况进行监督、检查。
对外贸易经济合作部
一九九九年十一月一日
为规范我国外经贸企业经济合同的管理，确保企业签订的经济合同合法、有效，建立健全企业行为的监督和制约机制，根据我国的法律、法规的规定，制定本指导意见。
一、合同的签订
（一）企业应建立完善的客户管理制度。
1、在与新客户签订合同前，企业应对新客户的注册、资信及经营能力等情况进行调查。企业还应建立客户档案，对客户资信等级进行评估，予以归类分级，并据以掌握签订合同的条件。
2、企业应注意防范客户流失。在与企业职工订立劳动合同时，企业应明确规定：职工如因故离开企业，在一定期限内不得利用原客户渠道从事与本企业相竞争的业务活动；否则，应承担由此给企业造成的经济损失，情节严重者还将追究法律责任。
（二）企业应就经常性交易制订标准合同格式。标准合同格式可参照有关国际公认的标准合同，其条款应齐备，特别应订入法律适用、违约责任和争议解决方式等内容。
（三）所涉金额较大的企业非经常性经济合同的磋商谈判，应在由企业法律人员或法律顾问与有关业务人员共同参与的情况下，由企业集体讨论决定是否签约。
（四）企业应建立分级授权签字制度。
1、企业的法定代表人有权代表本企业签订合同。签订经济合同者也可以是企业法定代表人授权之人。外经贸企业应根据合同种类、金额、付款方式及期限的不同，制订分级授权签字制度。
2、为使签约对方了解企业内部的分级授权制度，企业可在标准合同格式的显著位置披露本企业的授权签字制度。
3、在业务人员离职、辞退时，企业须收缴一切能表明其为该企业工作人员的证件，并通知有关已知客户。
4、企业应建立合同重要条款审批制度。企业应明确各部门对合同中的某些重要条款的审核责任。
（五）合同印章的管理。
1、企业应加强合同印章的管理，对合同印章的刻制、缴销、保管和使用作出规定。
2、企业应规定合同须签字盖章生效，并在有关合同条款中予以明确注明。
3、企业不应将事先盖有合同印章的空白合同交由业务人员使用。如确因工作需要，应建立相应的批准、登记、核销制度。
二、合同的履行
（一）企业应建立合同履行监督制度。为此，企业应指定专门部门负责编制合同摘要，并负责合同履行进程的登录和监督工作。
（二）企业应建立以履约监督部门为主，运输保险、商检、报关、财务、法律等职能部门相互配合的履约全过程管理制度。
1、企业应以合同编号及／或发运单编号为依据，建立履约各环节的监督管理机制。
2、在履约过程中，如业务经办人员发生变动，应向本部门其他人员书面交接工作。
3、企业的对外付款应由财务部门审核，报企业领导批准。
4、企业履约监督部门应对未能履行或未及时履行的经济合同进行督促检查，并及时向企业分管领导汇报。
（三）合同争议的解决
1、合同发生争议后，有关业务部门应及时通报企业法律部门，共同研究案情，分清法律责任，并提出解决办法，报企业总经理或分管副总经理审核后执行。
2、凡经多次协商仍无法解决的有争议的索赔案件，可采取仲裁方式或通过诉讼解决。仲裁和诉讼地点原则上应在我国境内。
3、争议确属企业责任，应予赔付的，应以书面形式与客户确定合理的索赔金额和赔付办法。
三、合同的评审及统计
（一）合同评审制度。
1、企业应成立由企业领导及有关部门负责人组成的合同评审小组，依据企业有关经济合同管理规章制度，定期对每笔履行完毕的经济合同进行评审。
2、评审内容主要包括合同的签订，审核，履行，争议解决等。
3、企业应制订评审结果等级划分方法，并制订相配套的奖惩措施。
（二）合同的统计制度。
企业应分别以合同种类、合同标的、地区、客户、主管业务员等为线索，定期对合同的签订和履行情况进行统计。
四、合同档案的管理
（一）企业须建立合同档案，并制订合同档案管理制度。
（二）合同档案应由经办人收集整理、立卷归档，并集中统一管理。
（三）合同档案包括合同执行过程中形成的各种单证、函电和其他文件材料。
（四）企业应根据合同履行期限、金额、质量、保质期及索赔期等因素，规定不同合同档案的保管期限。短期保管一般为15年以下，长期保管一般为16－50年。
（五）合同档案保管期限届满后，应进行鉴定，由业务部门提出存毁意见，并对准备销毁的文件列出清单，报企业主管领导审批后销毁。销毁清单应永久保存。
五、合同管理的责任
（一）企业应建立合同管理的责任制度，明确各部门负责人的职责，并定期考核。
（二）企业工作人员应严格遵守分级授权签字制度。未经企业法人代表授权，企业其他领导及业务人员不得越权签约。企业应明确规定越权签约所应承担的责任。
（三）企业可规定，有关人员保管合同档案不当，或损毁、丢失合同档案的，应当承担相应的责任，情节严重的给予必要的处分。
（四）企业在制订合同档案管理责任时，可参照《中华人民共和国档案法》的有关规定。