甘肃省商务厅网络视频会议系统管理办法(试行)

甘肃省商务厅网络视频会议系统管理办法（试行）

第一条 为加强全省商务系统网络视频会议系统管理，充分发挥视频会议系统的效能，确保视频会议系统规范、优质、高效、安全运行，特制定本办法。

第二条 视频会议是新形势下推动电子政务建设和促进商务系统进一步改进工作作风、提高工作效率、节约行政成本的重要手段。凡适合以视频会议方式召开的各类会议，都应召开视频会议。各市州商务局要充分利用好视频会议系统资源。

第三条 视频会议系统由厅办公室、厅信息中心分工负责管理。

（一）厅办公室负责视频会议系统的统筹管理及组织协调工作，包括提出视频会议系统制度化、规范化建设的意见；协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。

（二）厅信息中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络与主控设备等设施的日常管理和维护；制定视频会议系统规范的操作流程并组织实施；安排专业人员负责会前、会中、会后的相关技术保障；做好视频会议音视频的存贮和归档；组织培训分会场视频会议系统操作人员等。

第四条 厅机关各处室（单位）召开视频会议，需提前3天向厅办公室提出申请，并将会议申请表交厅信息中心，积极配合信息中心做好视频会议召开的相关工作。视频会议因故推迟或取消，应及时告知厅信息中心和有关参会单位。

第五条 以省商务厅名义召开的全省性会议，需报请厅长同意，以厅机关各处室（单位）名义召开的专业性会议需报请分管厅领导同意后方可安排。

第六条 各市州要加强对分会场的管理，要明确具体负责视频会议系统建设与管理的部门，并将厅里配置的视频会议系统设备列为各单位固定资产，安排专人负责设备的保障与维护工作，如有损坏，由各单位自行负责维修。

第七条 各分会场需给视频会议终端配置固定的IP地址，并针对会议终端IP地址做好相关保障工作，开放相应的访问端口，确保视频会议召开所需的网络带宽。会议终端设置确定后，不得随意更改，确因网络调整需要更改，需及时与厅信息中心网络视频会议系统管理人员联系，以便更新主控设备上的设置。

第八条 分会场视频会议系统操作人员和网络技术人员应严格按照视频会议系统操作规范和会议通知要求做好保障工作。

（一）各分会场收到通知后，要及时安排专人负责分会场的布置，确定会议系统操作人员和网络技术人员，并在会议召开前一天，根据通知内容做好视频联调工作。

（二）各分会场应全程参与视频会议系统的联调测试，联调测试时，由主会场播放图像和声音，分会场及时观察收到的图像和声音，如有问题应及时排查网络或设备故障，并保持与主会场的联系。

（三）视频会议系统操作人员和网络技术人员应在会议正式开始前一小时到岗，会议终端及其它相关设备也同时进入就绪状态。

（四）会议期间，视频会议系统操作人员和网络技术人员需坚守岗位，无关人员一律不得进入设备操作区。主会场负责视频会议系统主干网络的通畅，及时切换主会场的画面。分会场应确保本单位内部网络的通畅，并实时监控设备运行状况，及时调整摄像头位置，保持与主会场的联系。

（五）分会场设备或网络出现故障时，应及时进行排除，如故障短时间内无法排除，经主会场同意后可终止会议，会后主会场技术人员在征得相关部门同意后可为其提供会议录像资料。

（六）会议结束后，由主会场统一终断会议连接，各分会场应及时关闭会议终端和其它设备。

第九条 视频会议主办处室（单位）要会同厅信息中心认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作。未经批准，不得擅自对外提供会议的录像资料。

甘肃省商务厅办公室

2014年12月23日

甘肃省商务厅视频会议申请单